IT для S3
Как IT-система помогает разрешать напряжения и работать результативнее
проект Здравый смысл
Когда работаешь в команде, со временем неизбежно возникает напряжения между участниками. Обычно оно возникает из-за того, что ожидания участника команды не соответствуют реальности при взаимодействии с коллегами. Если напряжение замалчивать, оно перерастет в конфликт. А если направить в правильное русло, тогда оно выступит энергией для развития. В этой статье мы покажем с помощью каких IT-инструментов можно фиксировать напряжения в коллективе, чтобы в дальнейшем разрешать их на встречах команды.
«Для столкновения требуются двое»
(Фрэнсис Скотт Фицджеральд)
Если замалчивать напряжения возникающие во время работы в команде между коллегами, то со временем они перерастают в конфликты, которые мешают созданию ценности и могут привести как к выгоранию сотрудника так и к его уходу из компании, помимо прочего страдают клиенты, а, значит, и финансовые результаты компании.

Напряжения очень полезно собирать не только с сотрудников, но и с клиентов, и с партнеров компании т.к. очень часто идеальный продукт для клиента и для вас как создателя – это совсем разные вещи. И поэтому, периодически общаясь с клиентами и собирая от них напряжения и новые идеи по улучшению, вы повышаете качество продуктов и услуг.

Один из ключевых инструментов разрешения напряжений в S3 – это регулярные встречи: как командные, так и индивидуальные. В результате таких встреч напряжения превращаются в драйверы, а из драйверов появляются предложения по улучшению, а также рождаются соглашения между участниками.
Помимо того что такие встречи должны проводиться под руководством отдельного человека – фасилитатора, который ведет встречу и помогает участникам эффективно договориться. Необходима ещё система, которая позволит эти договорённости фиксировать и регулярно к ним обращаться в ежедневной деятельности, а также периодически пересматривать их актуальность. О такой системе пойдет речь в этой статье.
Пример с организацией работы в кофейне
Давайте рассмотрим на примере работу кофейни: предположим, команда состоит из 6 человек, они собираются вместе и договаривается между собой о ролях. Кто-то работает как официант, кто-то как бариста, а кто-то занимается закупками продуктов.

Эти договоренности на начальном этапе можно визуализировать в виде простой круговой организационной структуры, о которой мы говорили в прошлой статье (Где можно визуализировать орг. структуру горизонтальной организации?)
Пример гибкой орг. структуры кофейни в сервисе Miro
Как показывает практика, то, что описывается на бумаге в начале сотрудничества, спустя какое-то время не соблюдается по разным причинам. Причины как зависят от участников, так и не зависят от них. Одна из частых причин, когда участники, которые взяли на себя больше обязательств, чем другие, могут не справляться с ними.

В нашем примере может случиться, что, поработав какое-то время, команда видит, что в кофейне по итогам недели остаётся слишком много продуктов, которые портятся и их приходится выбрасывать, а значит терять на этом деньги.
Как высказывать свое напряжение корректно, чтобы улучшать результаты коллег?
Если участникам круга или другим кругам не нравится то, как ведется работа, Социократия 3.0 предлагает провести коллегиальный обзор (подробнее о паттерне «Коллегиальный обзор» можно почитать здесь, а также посмотреть пример коллегиального обзора телеграм-сообщества Социократия 3.0 для практиков здесь)
Пример паттерна коллегиальный обзор из Социократии 3.0
На коллегиальный обзор приглашаются коллеги и сам человек (или даже круг) которые выполняют нужную роль.

В нашем примере с кофейней, коллеги могут дать развивающую обратную связь и предложить улучшение: например, чтобы закупки продуктов согласовывались с баристами, исходя из их прогноза на неделю.

В итоге данной встречи у нас возникает соглашение между закупщиком и баристой.
Зачем здесь IT?
IT-система нужна как раз для того, чтобы фиксировались соглашения, условия и результаты экспериментов, которые возникают в их результате. А также, чтобы делать напоминания о встречах, на которых подобные соглашения пересматриваются и актуализируются.

Чтобы выбрать IT-систему которая подойдет именно вам необходимо описать какие задачи она должна решать.
Пример задач для системы по работе с договоренностями
До встречи

1) Можно создавать список вопросов для обсуждения и таким образом формировать повестку.
Во время встречи

1) Происходит фиксация договоренностей.

2) Можно фиксировать сроки и ответственных на ходу.
После встречи

1) Назначить следующие действия по каждой договоренности.

2) Иметь возможность отслеживать прогресса в работе, не отвлекая коллег вопросами.

3) В качестве аналитики иметь возможность вывести список договоренностей и результатов работы за период в разрезе по кругам.

4) Получать уведомления о приближающихся датах пересмотра договоренностей.
Пример как это можно реализовать систему учета договоренностей в сервисе Notion

(шаблон)
Пример как выглядит Kanban-доска напряжений и договоренностей в сервисе Notion
Та же Kanban-доска но по принятым договоренностям и группировкой по кругам в сервисе Notion
Договоренности отраженные в формате календаря в сервисе Notion
Преимущества сервиса Notion для фиксации соглашений:
Гибкость
Для меня это главное преимущество, т.к. Notion подобно конструктору из которого можно собирать различные решения от интуитивно простых для индивидуальной работы до сложных для работы в команде

Широкие возможности
В Notion удобно собирать текст + картинки + Видео + Базы данных

Мобильная версия
в ноушн удобно заглянуть прямо из дороги с мобильного телефона
Выводы:
1
Напряжения необходимо переводить в драйвер
Во время работы любой команды неизбежно возникают напряжения в работе. Если их замалчивать, это приводит к конфликтам.

Социократия 3.0 предлагает ряд инструментов, которые помогают преобразовывать напряжения в конструктив в виде соглашений между участниками команды и предложений на улучшение.
2
Фиксация соглашений
Чтобы предложения и соглашения не забывались и регулярно использовались в повседневной работе, их необходимо фиксировать, а также отслеживать прогресс по их выполнению. И для этого нужна IT-система.
3
Соглашения на определенный срок
Все предложения и соглашения заключаются на определенный срок и, при их принятии, ставится дата пересмотра. А IT-система помогает не пропускать эти даты.
4
Простота системы и мобильная версия
IT-система должна быть достаточно простой, чтобы каждый участник мог к ней обратиться и добавить туда информацию. Причем мог сделать это в дороге с мобильного телефона.
5
Начинаем с задач которые нужно решать
Подбор IT-системы должен начинаться с тех. задания, в котором описываются те задачи, которые эта система будет решать.